Achtung: Design-Notfall

Jeder von uns hat wohl schon mal eine dringliche Angelegenheit auf seinem Tisch liegen gehabt und musste Himmel und Hölle in Bewegung setzen, um diese termingerecht beim Chef oder einer anstehenden Veranstaltung präsentieren zu können. In solchen Fällen ist es wichtig, nicht nur die eigenen Nerven zu bewahren, sondern auch auf andere im Prozess konfrontierte Mitwirkende zu achten, um am Ende zufrieden und ohne Stress dennoch stolz auf das gute Ergebnis sein zu können. Lassen sich diese Dringlichkeits-SuperGaus vielleicht sogar vermeiden?

Schau’n wir mal, wie das bestenfalls bei einem Design-Notfall aussehen könnte, bei dem wir Feuerwehr spielen oder wie es auch in Situationen bei denen wir nicht beteiligt sind für dich und dein Projekt funktionieren kann.

SuperGAU Stufe 1: Houston, we have a problem …

Wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist, sollte man so schnell wie möglich hinterherspringen und versuchen zu retten was zu retten ist. Eine dringliche Angelegenheit hinauszögern, weil man gerade nicht weiß, was die beste Lösung dafür wäre, bringt niemanden weiter. In dem Fall hilft ein direkter Anruf bei uns und die Schilderung der Lage. Wir haben in unserem Berufsleben schon viele Notfälle gerettet und nur in ganz wenigen Ausnahmen mussten wir vor der Aufgabe kapitulieren. 

Bestenfalls erstellen wir mit dir schon beim ersten Anruf einen Schlachtplan auf Grundlage unserer Erfahrungswerte und schätzen realistisch ein, ob und wie wir helfen können. Ein erster Überblick über alle Beteiligten, Kapazitäten, Budgets und Termine hilft zusätzlich den passenden »Panik-Grad« für die aktuelle Lage zu bestimmen und die Einleitung erster Schritte zeitlich zu planen. Bestenfalls ist der Notfall noch gar keiner und man kann etwas entspannter an die Situation herantreten – das ist bei einem SuperGAU allerdings leider doch eher die Ausnahme.

SuperGAU Stufe 2: Herr über die Lage werden …

Ein Notfall tritt in den meisten Fällen ohne Vorankündigung und zum ungünstigsten Zeitpunkt auf. Umso wichtiger ist es, dass alle Beteiligten offen und ehrlich ihre Kapazitäten richtig einschätzen und kommunizieren. Es hilft niemandem, wenn sich alle Aufgaben auf der ToDo-Liste eines Projektbeteiligten tummeln und dieser kurz vor Ende völlig überfordert den Panik-Button drückt, um Aufgaben doch noch abzugeben.

Daher arbeiten wir eng mit dir zusammen und geben Organisatorisches oder andere Tätigkeiten auch mal in deine Hände ab, wenn unsere Kapazitäten knapp bemessen sind. Oftmals sind das Dinge wie die Beschaffung von Informationen und Inhalten, die uns massiv dabei helfen die Dinge in der verbleibenden Zeit zielgerichteter und schneller umsetzen zu können.

Gute Zusammenarbeit ist das A und O bei einem Design-Notfall – durch kurze Kommunikationswege und häufige Abstimmung, behalten alle den Überblick über die offenen Aufgaben und können schnell reagieren, wenn Komplikationen oder Engpässe auftreten. Lieber ein kurzer Anruf zwischendurch, als tagelanges Warten, um Aufgaben zu sammeln bis es sich »lohnt«. Eine Übersicht wer gerade was bearbeitet bzw. welche Aufgaben bei welchen Beteiligten liegen und bis wann diese erledigt sein müssen, strukturieren den Notfall und helfen dabei das Projekt Stück für Stück koordiniert voranzutreiben.

SuperGAU Stufe 3: Ready for Take Off …

Die ersten Hürden sind genommen und jeder hat klar im Blick, was noch zu tun ist, damit der Design-Notfall sicher über den Berg ist. Auch jetzt ist es noch wichtig den Austausch zwischen allen Beteiligten nicht einfach abrupt einzustellen nur weil abzusehen ist »dass es jetzt ja läuft«. Es ist ein gutes Gefühl, wenn man das Ruder herumreißen konnte und ein positiver Abschluss in Sicht ist. Dieser gemeinsame Erfolg motiviert natürlich für den Endspurt und man sollte sich jetzt durchaus auch mal gegenseitig auf die Schulter klopfen und kollektiv durchatmen. Ohne den Stress im Nacken ist es jetzt an der Zeit alles zu prüfen, damit auch eventuell übersehene kleinere ToDos noch gefixt werden können. Im optimalsten Fall bleibt sogar noch etwas Zeit für Aufhübschungen oder die Umsetzung einer zusätzlichen Idee, die während der Rettungsaktion geboren wurde. Anschließend kann es endlich losgehen …

SuperGAU Stufe 4: The Eagle has landed …

Egal wie aufregend die Reise bis zu diesem Punkt auch war, so richtig entspannt sind alle erst, wenn die Präsentation überstanden ist, man seine Drucksachen endlich in den Händen hält oder das Projekt in einer anderen Form einen positiven Abschluss gefunden hat. An dieser Stelle atmen wir ein letztes mal tief durch, entspannen langsam und schwören uns, dass wir es beim nächsten mal nicht wieder soweit kommen lassen – ganz ehrlich, all der Stress und die Ungewissheit, ob man den Notfall retten kann, sollten allein schon zur Schonung der Nerven in Zukunft besser vermieden werden … viel Erfolg dabei!

SuperGAU Checkliste: One small step for man …

  • Friss den Notfall nicht in dich hinein. Führe rechtzeitig dein Rettungsteam zusammen.
  • Bleib am Ball. Kommuniziere mit allen Beteiligten, damit jeder weiß was zu tun ist.
  • Sei kein Gollum. Horte nicht alles auf deiner ToDo-Liste sondern lass dir helfen.
  • Bleib cool. Mit kühlem Kopf behältst du auch im Notfall immer den Überblick über die Situation.
  • Tu’s fürs Team. Auch wenn deine ToDos erledigt sind, kannst du vielleicht an anderer Stelle noch aushelfen.
  • Check, double-check. Überprüfe ob wirklich an alles gedacht wurde, bestenfalls nicht erst 5 Minuten vor der finalen Präsentation.
  • Daraus lernen du musst. Auch wenn es manchmal schwer fällt, versuche mögliche SuperGAU-Kanditaten auf deinem Schreibtisch im Auge zu behalten … und bestenfalls weißt du beim nächsten mal schon genau, was zu tun ist :)